Eine Veranstaltung zu planen kann aufregend und spannend sein. Sie kann aber auch viel Zeit und Geld kosten. Um den Herausforderungen gewachsen zu sein, gilt es daher, ein paar Hinweise zu beherzigen. Doch was ist nötig, damit die Veranstaltung in vollem Umfang gelingt?
Veranstaltung kategorisch zusammenstellen und nichts dem Zufall überlassen
Ganz gleich, ob es sich um eine Veranstaltung im kleinen Rahmen oder um ein großes Event handelt: Mit einem guten Plan lässt sich das Vorhaben ganz einfach in die Tat umsetzen. Dabei kann eine Checkliste helfen, damit die Umsetzung der Planung zeitnah und zuverlässig erfolgen kann.
Punkt 1: Vision verfolgen
Die Idee ist da, aber es hapert an der Umsetzung? Dann gilt es, die wichtigsten Punkte genau in Augenschein zu nehmen. Wo soll das Event starten? Wann ist der beste Zeitpunkt für die Veranstaltung und wo lässt sich ein DJ buchen? Neben einer Location und speziellen Zeiten darf natürlich auch das Entertainment nicht fehlen. Ebenso ist an ausreichend Getränke und Speisen zu denken. Fühlen sich die Gäste schließlich rundum wohl, ist auch die Veranstaltung von Erfolg gekrönt.
Punkte 2: Teilnehmerzahl nicht unterschätzen
Während einige Einladungen nur an ausgesuchte Gäste gehen, machen andere Veranstalter professionelle Werbung. In diesem Zusammenhang kann es durchaus sein, dass mehr Besucher kommen, als erwartet. Der Erfolg sollte daher messbar sein. Dieser lässt sich mit ähnlichen Veranstaltungen aus der Vergangenheit ermitteln. Somit lässt sich auch das Budget und der Umsatz, der eventuell angestrebt wird, festlegen.
Punkt 3: Team zusammenstellen
Es ist nicht nötig, dass eine einzelne Person für ein Event allein verantwortlich ist. Wesentlich besser ist es, Aufgaben zu verteilen und Verantwortung abzugeben. Familie, Freunde und Verwande übernehmen oft gern Transport, Catering oder Sponsorenplanung. Ist das nicht möglich, helfen externe Helfer in der Regel weiter. Diese können auch bei der Veranstaltungsplanung, dem Budget und diversen Kampagnen beteiligt sein. Wichtig ist, den Spaß an der Veranstaltung in den Vordergrund zu rücken und gute Strategien auszuarbeiten – somit steht der gelungenen Veranstaltung nichts mehr im Wege.
